AIエージェント開発
煩雑な入札対応業務を、業務アプリで正確かつスムーズに
ウルノ商事株式会社
- 業種
- 業務用食品卸売業
学校給食向け物資の入札対応で発生していた提出条件の確認、取引先別の振り分け、依頼書作成を業務アプリに集約した導入事例です。
プロジェクト概要
- 企業名
- ウルノ商事株式会社
- 会社概要
- 業種：業務用食品卸売業
- ご支援内容
- 給食物資の入札対応における、書類作成までの事務作業を効率化する業務アプリの設計・開発
- プロジェクトのサマリ
- 見積書データを起点に、メーカー・依頼先ごとの振り分けから依頼書作成までを一連化
- 書類を突き合わせて行っていた目視確認と、取引先別の振り分け・書類作成の手作業を削減
- 確認漏れ・転記ミス・作成内容のばらつきを抑え、誰でも同じ基準で依頼書を作成できる運用へ
- 営業事務がゼロから依頼書を個別作成する負担を軽減し、生成結果の確認と送付に集中できる体制を整備
課題
- 見積依頼書には品目や提出条件が記載されている一方で、実際に応札する商品は営業担当が見積作成時に決定していた
- 営業事務は、見積書と見積依頼書を見比べながら、成分表や商品サンプルの提出が必要な商品を確認していた
- 確認した商品をメーカーや実際の依頼先ごとに整理し、それぞれの依頼書を個別に作成する必要があった
- 確認、抽出、名寄せ、依頼書作成を一つひとつ手作業で行っていたため、繁忙期ほど作業負担が大きくなり、確認漏れや作成ミスのリスクも高くなっていた
解決策
- 見積書データを取り込み、応札商品ごとに必要な提出物を整理する業務アプリを開発
- メーカーと実際の依頼先が異なるケースなど、現場固有の細かな判断ルールをアプリ側に設定
- メーカー・依頼先ごとの振り分けと、所定フォーマットへの反映をアプリ上で実行
- 取引先別の依頼書を自動生成できる仕組みを整備
成果
- 見積書データを起点に、メーカー・依頼先ごとの振り分けから依頼書作成までを一連化
- 書類を突き合わせて行っていた目視確認と、取引先別の振り分け・書類作成の手作業を削減
- 確認漏れ・転記ミス・作成内容のばらつきを抑え、誰でも同じ基準で依頼書を作成できる運用へ
- 営業事務がゼロから依頼書を個別作成する負担を軽減し、生成結果の確認と送付に集中できる体制を整備
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